Objetivo da Posição
Dentro da Representação da OMS (WCO), fornecer apoio e serviços na preparação de pré-requisitos e no início da gestão de compras e estoques e gestão de viagens e reuniões em transações relacionadas em GSM para gerentes e funcionários para realizar transações GSM de acordo com as regras, regulamentos e políticas da OMS.
Objetivos do Programa e os Objetivos Estratégicos imediatos
As Unidades de Apoio à Gestão do País (CSUs) foram estabelecidas na estrutura organizacional para fornecer apoio aos Gestores e ao pessoal para assumirem plenamente as suas responsabilidades no ambiente GSM e para garantir a conformidade com as políticas, procedimentos, regras e regulamentos organizacionais em todas as questões administrativas e financeiras e transações no contexto de um sistema Enterprise Resource Planning (ERP).
Contexto organizacional
Espera-se que o titular trabalhe com supervisão mínima, de acordo com os procedimentos e práticas estabelecidas, lidando com assuntos rotineiros de forma independente e encaminhando problemas ou situações incomuns ao supervisor. A orientação ampla é fornecida pelo supervisor ou outro pessoal profissional ou através de objectivos gerais e instruções relativas à alocação de recursos, necessidades e prioridades das divisões/programas.
Regulamento e Regulamento do Pessoal da OMS, notas informativas, POP. Espera-se que o titular use julgamento independente e discrição na interpretação do acima exposto para toda a gama de questões e mantenha os gestores e funcionários devidamente informados.
Resumo das funções atribuídas:
O Assistente de Compras e Viagens se reporta ao Diretor de Operações e fornece suporte aos gerentes e funcionários na realização de transações GSM nas seguintes áreas:
Gestão de viagens e reuniões
- Crie e gerencie planos de reuniões no GSM.
- Levantar e gerenciar Solicitações de Viagem para reuniões e missões oficiais;
- Garantir o cumprimento da Política de Viagens;
- Gerenciar os preparativos administrativos para todas as reuniões da OMA, missões oficiais e planos de viagem;
- Acompanhar a implementação das recomendações de missões;
- Auxiliar na produção de relatórios, estatísticas e/ou material informativo quando necessário;
- O titular servirá como apoio aos membros da equipe em posições semelhantes ou diferentes dentro da OMA.
Protocolo
- Auxiliar na preparação e organização de aspectos protocolares de eventos oficiais realizados entre as delegações oficiais da OMA e da região AFRO,
- Auxiliar na coordenação das formalidades na chegada e saída dos visitantes oficiais da OMA, WRs e missões, diretores de Cluster em missão e convidados especiais no aeroporto
- Garantir os preparativos logísticos necessários durante a viagem do WR, funcionários da OMA e Diretores de Cluster, em colaboração com os serviços da ASO
- Coordenar as atividades do protocolo durante as missões aos países da OMA e outros eventos oficiais; Fornecer atualizações às Relações Externas, Parcerias e Órgãos Diretivos (EPG) no diretório diplomático, à medida que as alterações chegam ao conhecimento do titular no decorrer do seu trabalho.
- Auxiliar na facilitação de contatos com os serviços protocolares das Embaixadas, agências internacionais na OMA e Ministérios. Desempenhar outras responsabilidades relacionadas conforme atribuídas, incluindo substituir e apoiar outras pessoas, conforme necessário.
Competências da OMS:
1. Comunicar de forma credível e eficaz
2. Promove a integração e o trabalho em equipe
3. Produzindo resultados
4. Avançar num ambiente em mudança
5. Garantir o uso eficaz dos recursos
Conhecimentos e habilidades funcionais:
O trabalho exige a manutenção de conhecimentos atualizados sobre quaisquer alterações nos procedimentos operacionais padrão. Espera-se também que o titular mantenha conhecimentos de informática, incluindo habilidades do Sistema de Gestão Global, de acordo com o padrão da Organização, por meio de auto-estudo ou treinamento interno. O conhecimento das regras, regulamentos, políticas e práticas da OMS seria uma vantagem.
Validade: 20 de Dezembro de 2023
Para se candidatar a esta vaga visite careers.who.int.